Як керувати віддаленими співробітниками?

За результатами своїх досліджень, компанія Strategy Analytics заявила, що до цого року, кількість віддалених співробітників досягне 1,96 млрд. Прогнози прискорила ситуація з пандемією, під час якої більшість компаній перейшли на дистанційний режим роботи вже в прошлому році році.

У нових умовах саме від керівника залежить, наскільки ефективно працюватиме віддалена команда. Зібрали поради експертів:
1. Організуйте онлайн-офіс та мінімізуйте кількість цифрових сервісів
Визначтеся, які корпоративні месенджери та сервіси відеоконференцій ви будете використовувати. Для спілкування в чатах підійде Slack або MS Team, а відеоспілкування ідеальним варіантом буде Zoom. У ньому можна створювати віртуальні кімнати – переговорні для кожної команди, кухню для кава-брейків та спільних обідів.

— Для кожного типу роботи використовуйте лише один сервіс, від цього виграє вся організація - розповідає Наталія Дегтярьова, психолог, спікер.

З чим необхідно визначитися:
- Корпоративний месенджер;
 - Сервіс для відеоконференцій;
 - сервіс для зберігання документів та управління документами;
 - Корпоративна соцмережа;
 - таск-менеджер для керування завданнями;
 - CRM-система.

2. Влаштовуйте щоденні онлайн-зустрічі з командою
Короткі регулярні зустрічі з командою допоможуть встановити робочий ритм.
— Великий колектив треба розбити на підгрупи по 5-7 осіб та виділити тимлід у кожній підгрупі. Обов'язково наприкінці тижня плануйте 15-хвилинні онлайн-дзвінки з кожним співробітником. Тет-а-тет можна обговорити, що вдалося за тиждень, що заважає працювати дистанційно.

Важливо приділяти час неформальному спілкуванню, оскільки це посилює прихильність та командний дух, говорить Наталія Доценко-Білоус, спікер практик.

— Запропонуйте співробітникам приходити на стендап за 2-3 хвилини до початку та використати цей час для спілкування. Цікавтеся один одним. Сім'єю, дітьми, кішками, собаками, погодою чим завгодно.
Пропонуємо онлайн тренінги як продавати нерухомість правильно і швидко, а також, онлайн тренінги з логістики в Україні, або корпоративні тренінги у Вас в компанії.

3. Слідкуйте за мотивацією та емоційним станом співробітників
Для ефективної роботи віддаленої команди важлива місія проекту та розуміння його цінностей. Кожен співробітник повинен розуміти, який його внесок у розвиток компанії.

— Організуйте загальні мотиваційні збори: всі учасники проекту повинні розуміти, звідки й куди йде компанія, які складності і що дозволить команді бути ще ефективнішою. Підтримуйте та впроваджуйте ініціативи співробітників, хвалите їх за успіхи.

Ще один корисний інструмент для виявлення проблем у команді – онлайн-опитування. Періодично влаштовуйте опитування серед співробітників і дізнавайтеся, що їх влаштовує і не влаштовує в організації робочого процесу, спілкуванні з колегами і т.д.

Контролюйте роботу співробітників за допомогою CRM
CRM дозволяє контролювати роботу співробітників із будь-якої точки світу в режимі реального часу. На прикладі S2 CRM подивимося, які функції дають змогу відстежувати ефективність роботи команди:

1. Детальна аналітика з вирви продажів та роботи співробітників. CRM сама збирає будь-які види звітів, які керівник може переглянути в онлайн-режимі. Автоматичний збір даних виключає помилки менеджерів при складанні. Це дозволяє максимально точно проаналізувати роботу за минулий період та сформулювати точніші завдання.

Приклади звітів у S2 CRM.

2. Контроль виконання завдань у режимі онлайн. Якщо менеджер довго тягне із завданням, CRM це «побачить» і пофарбує смужку прогрес-бару із зеленого у жовтий чи червоний колір. Керівник це помітить та зможе вплинути на рух справ. Це дозволяє вчасно допомогти співробітнику із завданням і не зірвати дедлайн або виявити ледарів.

Так виглядає колірний індикатор у S2 CRM,
який допомагає обчислити задачі, що зависли.

3. Повідомлення щодо завдань. CRM надсилає менеджерам повідомлення з нагадуваннями про заплановані дзвінки, зустрічі та завдання. В результаті керівнику не доводиться стежити за їхньою роботою щогодини, а самі менеджери не забувають про завдання, за рахунок чого працюють продуктивніше.

P/S: Цікаві статті, та поради від наших бізнес тренерів - Як ставити завдання співробітникам та контролювати їх виконання? Також, Як збільшення продажів в інтернет-магазині, в кілька разів? І звичайно, Тренінги управління фінансами організації, для фінансистів, фінансового менеджменту, для бухгалтерів...