Від кого залежить стабільна робота офісу під час кризи

Давно набило оскомину і перестало здаватися страшним це незграбне слово "криза". Свідомість, ніби захищаючись, навмисно не надає йому особливого значення. Але тільки до того часу, поки вас це не стосується особисто. А що робити, якщо вже торкнулося? Якщо компанія наполовину скоротила штат, вкрай урізала всі витрати, переїхала в менш комфортабельний офіс і всі основні проекти заморожені?

Можна, звичайно, махнути рукою на те, що відбувається, і попливти за течією, мовляв, всі екстрені заходи керівництвом вжито, будь що буде. А можна передбачити небажані наслідки, поступаючи як справжній актор: тримати хорошу міну при поганій грі. Тільки гра має бути безпомилково точною, віртуозною, витонченою, щоб ніхто з партнерів не запідозрив, як погано складаються справи у вашому офісі. Впевнена, що деякі з читачів вже запитали: «А хто зі співробітників опиняється на передовому рубежі кризового фронту?» Відповідь, я думаю, очевидна: ключова постать, від якої залежить стабільність офісу під час кризи, – це секретар.

Ви здивовані, шановний читачу? Ви думали, що це буде шеф чи бодай начальник відділу кадрів? Але вдумайтеся, адже секретареві належить провідна роль в об'єднанні та успішній взаємодії всіх структурних підрозділів компанії. Він транслює колективу всі вказівки та директиви керівника. Саме секретар є тією особою компанії, яка першою постає перед відвідувачами та партнерами з бізнесу. Нарешті, офіс подає ознаки життя доти, доки на телефонні дзвінки відповідає той самий секретар. Які ж основні напрями його дій щодо стабілізації ситуації в офісі у цей непростий період?
 Маючи нагоду, хочемо запропонувати онлайн тренінги управління відділом з продажу, а також, онлайн треінги робота з запереченнями та вирішення конфліктних ситуацій у продажах, і не тільки.

  Колектив компанії.
Болючі процеси скорочення штату, реструктуризації деяких підрозділів та інші дії щодо «оптимізації» життя колективу неминуче призводять до зростання панічних настроїв в офісі, хаосу в робочому процесі. Навіть якщо керівник грамотно і своєчасно провів збори співробітників, проінформував їх про перетворення і перспективи розвитку компанії, все ж таки велика ймовірність, що не всім членам колективу і не відразу вдасться швидко пристосуватися до нових умов роботи. Ось тут і важлива своєчасна допомога секретаря.

– Коли у нашому колективі пройшла перша хвиля скорочень, – поділилася зі мною своїм досвідом Старожукова Інна Альбертівна., – багато менеджерів з продажу було звільнено. Їхніх клієнтів керівництво перерозподілило між іншими співробітниками. Спочатку були випадки, коли споживачі, які нічого не підозрювали, дзвонили своїм менеджерам по звичним телефонам і отримували несподівану відповідь: "Такий менеджер у нас більше не працює. Хто тепер займається вами, ми не знаємо (не пам'ятаємо)". Безумовно, така відповідь дискредитує компанію, викликає у партнерів почуття настороженості та закономірну тривогу: а що, власне, відбувається у цій компанії? Чи стабільна вона? Чи варто з нею співпрацювати? Щоб уникнути подібних ексцесів, я попросила співробітників одразу перемикати такі дзвінки на мене. Підготувала стандартну фразу-відповідь: "З метою оптимізації роботи офісу та покращення якості обслуговування клієнтів працювати з вами доручено менеджеру N". Я бачила своє першорядне завдання в тому, щоб грамотно перенаправити потік дзвінків і ділової кореспонденції, зберегти гідну особу перед партнерами, не втратити напрацьовану клієнтську базу.

Особливу тривогу викликають чутки, які в критичній ситуації розмножуються з неймовірною швидкістю. Вони непередбачувані і мають величезну руйнівну силу. Секретареві свідомо чи мимоволі доведеться стикатися з ними. Враховуючи, що в силу своїх обов'язків секретар присвячений багатьом таємницям офісу, колектив прислухається до думки секретаря, вважає його досить авторитетним. А це означає, що секретар повинен спростовувати небажані домисли співробітників, заздалегідь, зрозуміло, йому необхідно узгодити формулювання відповідей із керівництвом, щоб у самостійному пориві ще більше не дезінформувати колектив - говорить Ярослав Степченков, керівник компанії.

  *** Наша порада
Намагайтеся відмовитися від вживання слів «криза», «нелегка ситуація», «складні часи». Часи ніколи не були особливо легкими. Завжди щось негативне відбувалося, траплялося, мало місце. Налаштовуючи себе песимістичним чином, ви та колегам передаєте сумний погляд на життя. Внутрішнє настроювання секретаря багато в чому визначає мікроклімат у колективі. Завжди несіть людям заряд бадьорості, впевненості та життєрадісності.

  *** Наша порада
У період загальної нестабільності важливо дати відчути своїм товаришам по службі, що вони справжні професіонали, що робота у них лагодиться належним чином, що поряд з ними доброзичливі колеги, готові у скрутну хвилину протягнути руку допомоги. Нематеріальні системи мотивації працюють найчастіше щонайменше ефективно, ніж матеріальні. Моя наставниця Ольга Д. свого часу радила мені: «Допустимо, співробітник у термін приніс тобі звіт, потрібний керівником. Безперечно, це його обов'язок. І все ж, приймаючи документ, треба не лише подякувати колегі, а й трохи похвалити, відзначивши його оперативність і старанність. Припустимо, це дрібниця. Але будь-якій людині приємно, коли її роботу відзначають. Впевнена, що йому захочеться і наступного разу отримати від вас приємне зауваження, і заради цього він працюватиме ще старанніше».

  *** Партнери з бізнесу.
Згадайте, як активно ви спілкувалися зі своїми клієнтами та партнерами, як обмінювалися привітаннями та подарунками з нагоди Нового року, Восьмого березня, Дня Перемоги та інших пам'ятних дат, і як нудно та похмуро було напередодні цьогорічних свят. Урізані бюджети компаній дали про себе знати і в цьому питанні. Не було достатку та різноманітності щорічної поліграфічної продукції (календарів, щоденників, ручок тощо), масового відправлення вітальних листівок, творчої ейфорії від вигадування оригінальних подарунків для провідних ділових партнерів. І ви, недоотримавши традиційних подарунків, напевно подумали: «Так, мабуть, і наших постачальників прихопила криза, якщо вони не розщедрилися навіть на невеликі сувеніри до свята». Звичайно, не в компетенції секретаря вирішувати, чи варто робити витрати на подарунки до свят. Однак і секретар може зробити свій невеликий внесок у підтримку іміджу стійкості своєї компанії. Нехай це буде не подарунок і не поштова листівка, але надіслати вітання електронною поштою вам цілком під силу. А клієнтам та партнерам це буде приємно. Вони зайвий раз для себе відзначать, що з вашою фірмою все гаразд, вона, як і раніше, у працездатному стані.

Такий самий ефект справляє, здавалося б, нічим не примітна церемонія подачі чаю або кави в офісі. Навіть якщо керівник обмежив вас у фінансових коштах на купівлю представницьких товарів, це не привід для того, щоб відмовитись від гарного чаю чи кави. Погодьтеся, несолідно, та й підозріло звучить фраза, почута мною нещодавно від одного секретаря, який запропонував мені на вибір чашку чаю або кави і голосом, що вибачається, прокоментував якість останнього: «Раніше ми купували хорошу зернову каву (у нас є кофемашина), але тепер п'ємо тільки розчинний. Самі розумієте, криза». Розумію, звісно, й у нас схожа ситуація, тільки озвучувати її не раджу. Секретар всім своїм виглядом покликаний випромінювати спокій і впевненість, що говорять про «непотоплюваність офісного корабля». Нехай для важливих і потрібних ділових партнерів у вас завжди є традиційні частування високої якості. Це маленький, але дуже вагомий штрих до сьогоднішнього портрета життя вашого офісу. Не дріб'язково в питаннях іміджу. Клієнти завжди пам'ятатимуть, як ви поводилися з ними в нелегкі часи.

  * Комусь може здатися зайвим така пильна увага до дрібниць. Чи не простіше причаїтися, перечекати невідповідний час, тихенько відсидітися в тихій гавані, а не продовжувати борознити бурхливе море вітчизняного бізнесу? На жаль, не простіше. Криза – це напрочуд якісний лакмусовий папірець, за допомогою якого дуже легко відокремити відповідальні, життєстійкі, клієнтоорієнтовані компанії від неетичних та недобросовісних. Зрештою, вибір завжди залишається за споживачем. І той позитивний заряд енергії, та життєва сила, яку ви передасте йому, стануть додатковою перевагою на вашу користь. Не нехтуйте ними, використовуйте їх на користь своєї компанії.

P/S онлайн тренінги з нашого сайту - онлайн тренінг продажі В2В, КОНФЛІКТОЛОГІЯ та робота з запереченнями, онлайн бізнес тренінги та семінари для керівників, менеджерів, HR, а також онлайн корпоративні тренінги з продажу для продавців, керівників відділів з продажу. Як підвищити ефективність роботи працівників? Буде цікаво дізнатись, про ці корисні поради.