Як правильно ставити завдання працівникам?
Коли команда не справляється зі своїми завданнями та зриває терміни, керівнику доводиться втручатися у безліч процесів чи навіть переробляти частину роботи, щоб зберегти імідж компанії. У результаті терміни зірвані, план не виконано, а прибуток втрачено. Першим бажанням у такій ситуації є масово звільняти персонал. Не варто поспішати.
Якщо співробітники зривають терміни, ресурсів не вистачає, а таск-трекери переповнені — річ у неправильній постановці завдань.
Що таке постановка завдань?
Щоб компанія досягла цілей, шлях до них ділять на невеликі етапи – завдання, які потрібно виконати. Потім ці завдання керівник ставить співробітникам: каже або пише, що потрібно зробити і який має вийти результат.
Завдання можна дати безпосередньо або передати через кілька ланок. У маленьких компаніях той, хто несе відповідальність за завдання, і виконавець — та сама людина. У компаніях більш відповідальний ділить завдання на частини і доручає своїм підлеглим.
Якщо завдання поставлені правильно, у керівника з'являється час на розвиток бізнесу, команда працює із задоволенням і дотримується термінів, а компанія отримує більше прибутку.
Пропонуємо онлайн консалтинг для бізнесу, що проводить Старожукова Інна Альбертівна, а також, Немировський Ігор Борисовин, коучі, бізнес тренера.
Що таке постановка завдань та навіщо вона потрібна?
Мета будь-якого бізнесу – прибуток, а ось як генерувати цей прибуток, що для цього необхідно робити – це завдання, які ваша команда має щодня виконувати. Керівник розбиває завдання на етапи і доносить до співробітників, що, коли і в якому обсязі вони повинні зробити для отримання конкретного результату.
У невеликих фірмах, як правило, відповідальний і виконавець — одна і та сама особа. У середньому та великому бізнесі ситуація інша. Там відповідальний ділить завдання кілька частин і делегує її своїм підлеглим.
Якщо керівник зміг правильно організувати бізнес-процеси і поставити завдання, він вивільняє собі час у розвиток бізнесу. При цьому його команда працює без надриву, злагоджено та точно. А на виході фірма досягає мети — отримує прибуток.
Види завдань.
Завдання задачі - різниця і щоб бізнес розвивався, необхідно чітко розуміти які завдання ставити в першу чергу, скільки потрібно часу на їх виконання та рахунок яких ресурсів. І постановка цих завдань істотно відрізняється. Для того щоб було простіше, використовують класифікацію:
Щоденні. Та сама рутина, з якої складається 70% робочого часу. Наприклад, у пекарні співробітники щодня місять тісто, печуть пиріжки та оформляють доставку. Проте варто враховувати, що саме від організації таких рутинних процесів залежить успішність бізнесу.
Поточні. Завдання, що виникають у моменті. Наприклад, пошук нового співробітника чи постачальника.
Довгострокові. Завдання, виконання яких у довгостроковій перспективі вплине на компанію. Наприклад, відкриття нового офісу чи складання стратегії розвитку наступні три роки.
Є окремий вид керівників, які все змішують і з головою йдуть у вирішення рутини. При цьому вони не мають часу працювати над перспективою. У такому разі компанія тупцює на місці, а конкуренти тікають далеко вперед.
Можливі помилки керівника під час постановки завдань
1. Неясне опис.
Керівник ставить завдання, але не пояснює, як має виглядати кінцевий результат, тому завдання виконують неправильно. Якщо помилка повторюється часто, керівник приймає позицію «краще за мене ніхто не зробить» і бере на себе частину роботи фахівців, що може призвести до вигоряння. А у виконавців пропадає мотивація щось робити.
Наприклад, проджект-менеджер попросив спеціаліста відділу продажу зібрати інсайти від аудиторії. Спеціаліст написав користувачам і дізнався, що їм подобається в продукті, а що ні. Відгуки скопіював у Google Docs. А проджект-менеджер чекав на таблицю з аналізом, які складності є на кожному етапі взаємодії з продуктом. Доручення не виконано, тому що обидві сторони вирішили, що все зрозуміло за умовчанням.
2. Багато важливих завдань.
Виконавцю можуть доручити кілька завдань одночасно і позначити як термінові. Незрозуміло, що робити насамперед. Якщо співробітник сам проранжує завдання, немає гарантії, що він зробить правильний вибір. Перед тим як ставити завдання, потрібно оцінити трудовитрати команди та користь, яку принесе бізнесу виконання завдань. Потім вибрати ті, які зараз найважливіші для компанії, і поставити реалістичні терміни по кожній.
P/S онлайн тренінги з нашого сайту - онлайн тренінг продажі В2В, КОНФЛІКТОЛОГІЯ та робота з запереченнями, онлайн бізнес тренінги та семінари для керівників, менеджерів, HR, а також онлайн корпоративні тренінги з продажу для продавців, керівників відділів з продажу. І не менш цікава стаття - Від кого залежить стабільна робота офісу під час кризи, хто знає, може це вам буде і цікаво знати.
Статьи этой же рубрики