Як впровадити та використовувати KPI. З чого почати і як оцінити ефективність

Використання KPI - непросте завдання. Вам потрібно розібратися, як створити систему KPI для бізнесу та досягнення конкретних бізнес-цілей, які культурні особливості впливають на процес впровадження KPI в українських компаніях.

Два великі питання про KPI: "З чого почати використання?" і "Чи правильні в результаті обрані показники?"
1. Почати впровадження KPI варто поставити кілька правильних питань і відповівши на них. Які це питання? Читайте у статті.
2. Ще одна проблема. Чи правильно вибрано показники? Здавалося б все враховано, але сумніви все одно долають. Адже були альтернативні варіанти. Може вони будуть ефективнішими? На чому врешті-решт зупинитися? Як ще перевірити себе? Погляд уже "замилений".
У статті наведено перелік питань, які допоможуть подивитися на показники під іншим кутом і остаточно визначитися з KPI, що впроваджуються.

Розробка KPI – це багатогранний творчий процес. Компанії, що працюють без KPI запитують себе: "З чого почати?" Компанії, що розробили KPI і перебувають на стадії впровадження, запитують себе: "А чи правильні показники в результаті ми вибрали?" Це ж питання виникає у компаній, які вже впровадили KPI. Можливо, ефективніше було використовувати інші KPI, адже варіанти у нас у процесі розробки були?
Дізнайтесь, как внедрить KPI в компании Киев, а також, как внедрить систему показателей эффективности в компании Киев, есть школа KPI мотивации в Киеве, практические примеры. 

*** Спробуємо дати Вам відповідь на ці два запитання.
1. Впровадження KPI – з чого почати?
Перш ніж запроваджувати, визначитеся навіщо? Сформулюйте навіщо вам система KPI. Які завдання бізнесу ви хочете вирішити за допомогою нової системи? Як ви це будете вимірювати, як зрозумієте, що досягли поставлених результатів. Найпростіше обґрунтування для впровадження KPI – це підвищення продуктивності праці. Продуктивність праці вважається як ставлення виручки підприємства кількість працюючих співробітників. І якщо після впровадження KPI виручка на одного співробітника зростає, то й мету впровадження досягнуто.

Щоб КПЕ (ключові показники ефективності) працювали, вони повинні рухати компанію до досягнення основних цілей. І це завжди індивідуально. Не можна просто взяти та скопіювати систему KPI.
Одні компанії на стадії активного зростання продажів та захоплення ринку, інші націлені максимізувати прибуток, треті працюють на капіталізацію. Звідси ключові показники відділів та співробітників будуть часом діаметрально протилежними у схожих за розмірами компаній, що працюють в одній галузі.

Коли впроваджувати? Коли готові. Є розуміння керівництва для чого. І рішучість. Впровадження системи преміювання за ключовими показниками, як і будь-який процес змін для підприємства пов'язані з труднощами. Але що раніше, то краще. Краще зробити з помилками, ніж зробити зовсім. Компанії, що стоять на місці, завжди програють конкурентам.

Не треба боятися помилитись. Найкраще впровадити з помилками. Усунути їх, здобути досвід і в результаті позитивний результат. Чим не зробити зовсім. Постійно знаходячи причини, чому зараз "не найкращий час для впровадження": кінець кварталу, річні плани горять, треба готуватися до виставки, податкова перевірка, штат не укомплектований і так далі. Продовжіть самі, адже таких відмовок сотні, а може й тисячі.
Читайте та дізнавайтесь, Як провести впровадження KPI з нуля без помилок? а також, Впровадження KPI у компанію. як розробляти та контролювати? З чого потрібно починати, розповість Немировский Игорь бизнес тренер, практик.

2. Чи правильні показники обрані для впровадження?
Часто при розробці KPI запитуєш: "Чи правильно обрані показники?" Здавалося б, все враховано, але сумніви все одно долають. Пропоную пул питань, своєрідний чек-лист, який дозволяє провести додаткову перевірку, обраною для впровадження KPI:

А. Чи є вимір важливим? Чи пов'язаний працівник із цим показником? Чи можна отримувати дані хоча б раз на тиждень? Якщо ви припините відстежувати ці дані, чи помітить це хтось? Якщо цей параметр покращити, чи вплине це на результати підрозділу чи компанії загалом?

Б. Чи складно це все виміряти? Якщо на вимірювання йде більше 20 хвилин на день, можливо, не варто це робити взагалі. Краще оцінювати дані, які вже збираються зараз.

Чи зрозуміють співробітники, що саме вимірюється? Наприклад, повернення інвестицій, EBITDA, термін затримки оплати рахунків, коефіцієнт співвідношення власних та позикових коштів - більшості пересічних співробітників будуть не зрозумілі. Найефективніші параметри формулюються просто, найкраще вважати штуками. Потім грошима. Потім відсотками.

Г. Чи сформульовані параметри вимірювань у позитивних термінах? Якщо можна виміряти відсутність, то можна виміряти і присутність. Вимірювати правильнішу присутність. Слідкуйте за поставкою вчасно, а не запізненням. Краще, щоб люди прагнули досягти мети, а не уникнути помилки. Якщо збиратимете інформацію про небажане, люди не зможуть зрозуміти, що від них вимагається. Вимірювання мають бути чесними та заснованими на фактах.
Дызнайтесь про Роль керівника у мотивації команди. Система мотивації, з чого потрібно починати? 

*** Що робити, коли KPI є неефективними?
Якщо показники впроваджені, але не дають потрібного ефекту, це привід переглянути підхід. Перший сигнал – KPI систематично не досягаються, незважаючи на зусилля команди. Це може означати, що цілі завищені, самі показники вибрано неправильно або персонал не до кінця розуміє, що робити для їх досягнення. Буває й навпаки — співробітники виконують і навіть перевиконують план із дзвінків, зустрічей чи публікацій, але на фінальний результат це не впливає: прибуток та продаж не зростають, клієнти не затримуються. В цьому випадку потрібно:
- Перевірити логіку. Показники можуть дублювати одне одного чи мати зв'язку зі стратегією;
- Зменшити кількість показників. Достатньо 3?5 ключових на співробітника або відділ;
- Переглянути цілі. Можливо, змінилися зовнішні обставини чи пріоритети компанії.

Іноді компанії можуть уникнути системи показників: наприклад, якщо це малий бізнес, де результати видно без цифр. Стартапам та проектним командам теж не потрібні KPI, тут більше цінується швидкість, гнучкість та експерименти. У творчих і R&D-підрозділах цінність — в ідеях, тому виміряти результат у цифрах складно.

Дайте відповідь на ці запитання під час розробки KPI, перевірте вибрані показники "на вошивість". Є ймовірність, що деякі з них ви зміните або виберете зовсім інші. Удачі, адже як говорить японська приказка: "Подолає шлях, що йде!"

P/S: Корисні статті з поради  Для кого підходять методи дбайливого виробництва, також - Таможенная стоимость, що це таке, і звісно буде цікаво вам дізнатить про - Як змусити співробітника працювати краще та ефективніше? Поради керівників компаній.