Облік робочого часу співробітників: для чого потрібний і як вести

Цього року ведення записів про робочий годинник продовжує відігравати важливу роль у керівництві персоналом. 2024 року закон вимагає від роботодавця вести облік робочого часу співробітників. Раніше для цього використовували паперові табелі, але зараз компанії мають багато нових та ефективних інструментів. Про те, що таке облік цьогорічного робочого часу, його види та методи – розповість Старожукова Інна Альбертівна, бізнес тренер, спікер.

Що таке робочий час?

Робочий час – це період, протягом якого співробітник зобов'язаний виконувати свої посадові завдання за нормами внутрішнього регламенту та умовами, обумовленими у трудовій угоді. Воно стає основою організації праці, визначаючи його тривалість протягом дня, тиждень, зміну, і навіть регулюючи відпочинок, свята і вихідні.

Нормальна тривалість робочого дня для більшості підлеглих не може перевищувати 40 робочих годин на тиждень. У цьому ТК РФ запроваджує кілька режимів робочого дня – стандартний, укорочений і неповний. Це адаптує трудовий процес до умов, потреб підприємства.

У Трудовому кодексі встановлено правила овертаймової роботи з компенсацією за працю понад встановлену норму. Контроль робочого дня захищає права працівників, регламентує їх відпочинок, дотримання балансу між роботою та особистим життям.

Реєстрація відпрацьованого годинника ведеться в табелях. Під час ведення записів на папері застосовують табель обліку робочого дня Т-12, тоді як електронного обліку потрібна форма Т-13. Але роботодавець має право створити свої шаблони для відстеження роботи підлеглих. Такий документ офіційно затверджується у внутрішніх правилах компанії.
Наша компанія пропонує, відео корпоративні тренінги з продажу, що проводить Дехтярьова Наталія бізнес тренер, а також, відео тренінги активні продажі по телефону, холодні дзвінки.

   Втди робочого часу.
Існує три види робочого часу: нормальне, неповне та скорочене.

  1. Нормальне. Якщо говорити про те, якою є нормальна тривалість робочого часу на тиждень, то для основної частини співробітників вона становить 40 годин, як зазначено в законодавстві. Наприклад, бухгалтер працює на підприємстві з понеділка по п'ятницю з 9 до 18, з перервою на обід 1 годину, а у вихідні відпочиває.

  Обидві сторони можуть домовитися про гнучкий графік, коли трудові дні відрізнятимуться за довжиною. При цьому зафіксована довжина роботи на тиждень не повинна перевищувати встановлених законом 40 годин. Це важливо для працівників із змінним режимом. У ряді компаній запроваджено практику 12-годинних змін з дводенним відпочинком. За таких обставин застосовують метод підсумованого підрахунку часу, за якого за певний інтервал – місяць чи квартал – середній обсяг відпрацьованого годинника не виходитиме за рамки встановленого максимуму.
  2. Неповне. Коли обсяг робочих годин за тиждень менший за нормативні 40, це вважається частковою зайнятістю. Такі умови задаються на момент найму або впроваджуються пізніше за взаємною домовленістю через зміни у роботі підприємства чи особисті потреби працівника. Але перехід на подібний графік швидше за бажання чи потребу, а не обов'язкову вимогу для обох сторін.
  3. Скорочене. За чинним законодавством окремі групи працівників можуть розраховувати на зменшену тривалість трудового дня. Сюди включаються:
  - Молодь до повноліття
  - Люди, які мають обмеження щодо здоров'я
  - працівники, задіяні в умовах шкідливого виробництва.

Поняття режиму та графіка робочого часу

Режим робочого дня – це система і правил, визначальних баланс між роботою і відпочинком. Він створює сприятливі умови праці, підтримує високу продуктивність, достатній відпочинок.

Основні моменти організації розпорядку:
  - Класифікація часу роботи залежить від основного параметра розкладу – його тривалості. Стандартний трудовий тиждень становить 40 годин, але для певних категорій працівників законом передбачено скорочення цього терміну.
  - Трудовий графік визначає моменти початку та закінчення трудової зайнятості, а також розподіл роботи протягом тижня. Зазвичай це передбачає п'ятиденку з двома вихідними. Але також трапляються змінні, гнучкі графіки.
  - Перерва для відпочинку та їжі також враховується у порядку. Зазвичай він не входить у робочий день і набирає чинності після відпрацювання встановленої кількості годин.
  - Дні відпочинку та державні свята – важлива частина розпорядку, що дає співробітникам можливість відновитись, підтримати трудовий настрій.

Режим залежить від діяльності організації, умов праці, категорії працівників. Але кожен режим має відповідати нормам трудового законодавства та створювати сприятливі умови для роботи.

Дотримання встановленого режиму:
- скорочує переробки
- знижує рівень трудового вигоряння
- Підвищує загальну якість життя працівників.

       Методи контролю та обліку робочого часу.
Для моніторингу відпрацьованого співробітниками часу застосовують різні способи та інструменти:
  - Традиційний журнал з його архаїчністю, що здається, залишається в ходу на багатьох підприємствах. У ньому ведеться ручний запис відпрацьованого годинника на паперовому носії, що підтверджує його зручність.
  - Цифрові рішення включають розробку програм для моніторингу роботи співробітника за ПК. Такі системи обліку робочого часу на комп'ютері можуть аналізувати розподіл зусиль, відстежуючи сайти, використані програми, корпоративне листування та навіть клавіатурне введення.
  - Системи контролю доступу (СКУД) забезпечують подвійну функцію: обмеження доступу до певних зон та контроль працівника в офісі, забезпечуючи облік робочого часу.
  - відеоспостереження може бути як автоматизованим, так і припускати участь людини. Цей метод дозволяє стежити за відпрацьованим годинником та проводити ефективну оцінку персоналу.
  - Системи обліку часу, засновані на біометричних даних, встановлюють перебування працівника дома через його унікальні фізіологічні ознаки. Такі технології обирають підприємства, які хочуть ефективно управляти фінансами на оплату праці.
  - Програмне забезпечення типу Kickidler автоматизує облік робочого годинника, забезпечує глибокий аналіз роботи персоналу. Програма зафіксує моменти прибуття та відходу співробітника, кожну його дію за комп'ютером, і складе повні звіти щодо ефективності його діяльності.

Кожен з цих методів має свої переваги і може бути адаптований до потреб конкретної організації.

P/S онлайн тренінги з нашого сайту - онлайн тренінг продажі В2В, КОНФЛІКТОЛОГІЯ та робота з запереченнями, онлайн бізнес тренінги та семінари для керівників, менеджерів, HR, а також онлайн корпоративні тренінги з продажу для продавців, керівників відділів з продажу. І дуже корисна стаття - як підвищити ефективність роботи працівників? Не пощкодуєте...