Каков стандартный функционал системы электронного документооборота?

 Малый бизнес редко обращается за внедрением системы электронного документооборота (СЭД) до внедрения CRM системы (Customer relationship management). Чаще всего это потребность возникает у средних и крупных компаний, чьи процессы согласований подразумевают участие нескольких подразделений и сотрудников. Кроме того, таким организациям требуется и опция электронного архива для хранения несколько тысяч, а порой и миллионов документов. И требования к функционалу систем электронного документооборота у них, как правило, выше, чем у тех, кто только начинают свое движение по пути «автоматизация бизнеса».

Начнем с того, каким стандартным функционалом должна обладать система электронного документооборота. То есть это те операции, которые СЭД априори должна уметь выполнять. Так как без этого внедрить качественный электронный документооборот не представляется возможным. Особенно в современных реалиях ведения бизнеса. Итак, под стандартным функционалом системы электронного документооборота подразумеваются следующие возможности СЭД:

• хранилище всех электронных версий документов

• единое информационное пространство обо всех взаимосвязях документов компании

• гибкая настройка бизнес-процессов работы с документами – входящими и исходящими

• настройка процессов всех согласований – контрагенты, документы, договоры и оплаты с их автоматической классификацией по типам расходов, бюджетов и т.д.

• изменение и создание графиков платежей и контроль оплат по ним

• контроль всех версий документов и их защита от изменений, удалений

• контроль сроков действия документов в СЭД и уведомления о выполнении необходимых условий по ним (пролонгация, оплата и пр.).

Если какая-то из этих функций не может быть предложена вендором, а у компании есть в этом потребность, то стоит выбрать другого разработчика системы электронного документооборота. Тем более что сейчас на рынке систем автоматизации бизнеса есть разработчики, которые помимо указанного стандартного пакета опций могут предложить уникальный функционал. Например, компания Flexbby, которая вот уже десять лет на рынке внедряет системы электронного документооборота у ведущих бизнес-игроков из различных отраслей. Flexbby может предложить интеллектуальное управление процессами. То есть СЭД Flexbby One самостоятельно произведет запуск и реализацию бизнес-процессов в системе, максимально автоматизировав ручной труд сотрудников. Это возможно благодаря интеллектуальному роботу внутри системы Flexbby One. Подробнее о СЭД Flexbby One и ее уникальных возможностях на сайте компании Flexbby – flexbby.com.